1

La présente sous-section commente le dispositif d'agrément préalable permettant aux redevables d'éditer leurs déclarations de TVA et de taxes assimilées selon une procédure informatique.

I. Présentation et contexture des formulaires

10

Les déclarations déposées doivent être exactement conformes au formulaire le plus récent édité par la Direction générale des finances publiques (DGFiP). Ainsi, en cas de modifications législatives intervenant en cours d'année, les formulaires peuvent être modifiés plusieurs fois par an. Dans ce cas, les concepteurs doivent adapter leur logiciels autant de fois qu'il est nécessaire, pour être toujours en conformité avec le dernier imprimé diffusé par la DGFiP qui les informe alors des modifications à apporter.

20

Il appartient aux concepteurs et utilisateurs de déclarations TVA éditées par imprimantes laser de s'assurer périodiquement de la conformité de leurs productions aux modèles administratifs et de l'exactitude des codifications informatiques qui y sont mentionnées.

30

Il est précisé que les déclarations 3310-CA3 et leur annexe 3310 A peuvent faire l'objet de deux mises à jour par an. Cela étant, pour des raisons d'économies budgétaires, l'administration s'efforce de limiter les mises à jour en cours d'année aux seules modifications législatives.

40

Cas particulier : les notices

Lorsque les notices font partie intégrante des formulaires, elles doivent être reproduites à l'identique et mises à disposition des utilisateurs. Il n'est pas nécessaire toutefois, qu'elles accompagnent systématiquement la déclaration souscrite auprès du Service des impôts des entreprises.

Cette condition n'est pas exigée lorsque le logiciel est utilisé exclusivement par des comptables.

A. Format des imprimés

50

Les documents souscrits doivent être au format A 4 (21 cm x 29,7 cm).

B. Impression des imprimés

60

Les déclarations doivent, de préférence, être éditées en recto-verso, conformément au modèle fourni par l'administration. A défaut, les codifications informatiques, notamment, le numéro de dossier et le numéro SIRET doivent impérativement être imprimés sur toutes les pages de la déclaration et les feuillets doivent être agrafés ensemble.

A cet effet, le logiciel doit comporter un blocage empêchant l'édition des pages ne comportant pas ces mentions.

C. Police de caractères

70

Les caractères utilisés pour reproduire l'imprimé doivent être similaires à ceux du modèle fourni par l'administration. Si la taille de police utilisée est légèrement différente de celle du formulaire diffusé par la DGFiP, il doit, en tout état de cause, respecter le même nombre de pages.

Une police « courier 12 » est utilisée pour déclarer les données. L'utilisation de l'italique et du « gras » doit être écartée.

Les données doivent être imprimées sur fond blanc. Les zones grisées sont réservées à l'administration.

D. Codifications

80

Les codes figurant sur les imprimés administratifs doivent être exactement reproduits.

E. Positionnement

90

Les données chiffrées doivent être justifiées à droite, sans centime, avec une marge de deux caractères blancs à droite et à gauche.

F. Papier utilisé

100

Les déclarations peuvent être souscrites sur papier blanc. Lorsque l'édition s'effectue en couleur, celle-ci doit correspondre à celle du formulaire de l'administration.

II. Procédure d'agrément

A. Conditions d'obtention de l'agrément

110

L'agrément est accordé au logiciel d'édition. Il appartient donc à son concepteur (redevables, cabinets comptables, centres de gestion ou associations agréés, sociétés de services informatiques, etc.) de le solliciter.

120

La demande doit être adressée, à la Direction générale des finances publiques - Bureau GF 2A.

Elle est accompagnée d'un dossier comprenant :

- un descriptif sommaire du logiciel utilisé (en précisant son système d'exploitation) ;

- un CD-ROM, accompagné du mode d'emploi et d'installation ;

- un modèle de déclaration éditée comprenant les éléments relatifs à l'identification de l'entreprise et, le cas échéant, des éléments chiffrés lorsque l'agrément est également demandé pour les contrôles facultatifs.

Ce dossier doit permettre à la DGFiP de vérifier le respect du cahier des charges correspondant à la déclaration pour laquelle l'agrément est sollicité.

130

Lorsque le concepteur n'est pas en mesure de fournir à l'administration centrale des logiciels exécutables sur un PC, il est possible de se déplacer dans l'entreprise afin de procéder aux différentes vérifications. Si le concepteur est établi en province, un représentant de la direction régionale ou départementale des finances publiques dont relève l'entreprise est désigné pour effectuer les tests.

B. Attribution d'un numéro d'agrément

140

L'agrément accordé par la Direction générale des finances publiques est annuel et correspond à l'année civile.

150

Il est matérialisé par un numéro, propre à chaque imprimé qui doit figurer en haut à gauche de chaque déclaration souscrite. Composé de neuf caractères dont les deux premiers indiquent le mois et l'année de délivrance de l'agrément initial, ce numéro est fixe. En effet, dès lors que plusieurs mises à jour peuvent intervenir au cours d'une même année, un numéro annuel n'a pas été jugé utile. Bien entendu, le maintien du numéro initial ne dispense pas des mises à jour exigées en cours d'année, par la DGFiP.

160

L'année de la première demande, l'agrément est accordé pour l'année en cours et est valable jusqu'au 31 janvier de l'année suivante.

170

La demande doit par la suite, être renouvelée chaque année, avant le premier février de l'année au titre de laquelle le renouvellement est demandé. Elle est accompagnée du seul support déclaratif, mis à jour et comportant les éléments relatifs à l'identification de l'entreprise.

C. Modalités d'utilisation de l'agrément

180

Lorsqu'il s'agit d'une première demande, le numéro est utilisable à compter du 1er jour de la notification de la période au titre de laquelle il est délivré.

190

Lorsqu'il s'agit d'un renouvellement, il est utilisable à compter du 1er février ou du premier jour de la notification de l'agrément pour les déclarations 3517 BIS CA12A ou 3517 S CA12/CA12E.

200

Dans tous les cas, la date d'utilisation doit être en concordance avec les changements de millésime des imprimés et avec les nouveaux logiciels de saisie des déclarations de TVA, qui en principe, sont livrés aux services des impôts, courant février de chaque année.

Ainsi, un logiciel qui a été agréé en N, ne peut être utilisé que jusqu'au 31 janvier de N+1. Si le renouvellement de l'agrément n'est pas accordé avant cette date, le concepteur devra attendre le renouvellement d'agrément de la nouvelle version pour éditer des déclarations de TVA.

210

Le logiciel doit en conséquence contrôler le millésime et comporter un blocage, interdisant l'édition d'une déclaration postérieure à la période au titre de laquelle l'agrément est demandé.

220

Dans certains cas, notamment lorsqu'ils souhaitent souscrire des déclarations nouveau millésime avant le 31 janvier ( ex. la déclaration 3517 BIS CA12A), les concepteurs ont intérêt à demander très tôt le renouvellement de leur(s) agrément(s) qui nécessite un délai minimum incompressible de huit jours.

230

Exemple 1 : L'agrément au titre de l'année N est demandé le 15 décembre N-1. L'accord ou le renouvellement est notifié par écrit le 15 janvier N. II est valable jusqu'au 31 janvier N+1.

La version agréée le 15 janvier sera utilisée pour l'édition de :

- la déclaration 3310 CA3 et, le cas échéant, son annexe 3310 A, de janvier N, souscrite en février N ;

- la déclaration 3310 CA3 DOM et, le cas échéant, son annexe 3310 MA-DOM, de janvier N, souscrite en février N ;

- la déclaration 3517 S CA12/CA12E de l'année N-1 ou exercice N, déposée avant le 31 janvier N+1 ;

- la déclaration CA12 A de l'année N-1 souscrite pour le 5 mai ;

- le bulletin d'échéance trimestriel souscrit en février, mai, août et novembre N.

240

Exemple 2 :L'agrément est demandé le 15 janvier N. Le renouvellement est notifié par écrit le 15 février N.

Le concepteur pourra utiliser l'agrément notifié début N-1 jusqu'au 31 janvier N, y compris pour l'édition des déclarations citées dans l'exemple 1.

En revanche, il ne pourra procéder à aucune édition entre le 1er et le 15 février N. A défaut, les imprimés risqueraient d'être refusés par les services des impôts des entreprises dès lors qu'ils ne sont pas en conformité avec le nouveau millésime et les nouveaux logiciels de saisie de l'administration.

D. Obligations

250

Il appartient aux concepteurs et utilisateurs de déclarations de TVA éditées par imprimantes laser de s'assurer périodiquement de la conformité de leurs productions aux modèles administratifs et de l'exactitude des codifications informatiques qui y sont mentionnées.

260

Les services des impôts des entreprises refusent et retournent aux redevables les imprimés non conformes aux prescriptions. Dans ce cas, les procédures et pénalités prévues en cas de défaut ou de retard dans le dépôt des déclarations peuvent, le cas échéant, être mises en oeuvre.

270

Corrélativement, la Direction générale des finances publiques retire l'agrément accordé au concepteur des modèles, si le rejet de l'imprimé lui est imputable.

280

Par ailleurs, les redevables qui utilisent des imprimés édités à partir d'un logiciel laser, cessent de recevoir les formulaires administratifs . Dans ces conditions, ils doivent tout particulièrement veiller, en cas de modification de leur situation (changement d'adresse, changement de régime TVA, etc.), à l'utilisation du bon imprimé et des codifications correctes. Ils sont parallèlement tenus informés par courrier de toutes les modifications de codifications propres à l'entreprise, qui doivent être intégrées sans délai au logiciel.

III. Mentions et contrôles

290

Les déclarations déposées doivent pouvoir être prises en compte par les Services des impôts des entreprises dans les conditions habituelles.

300

Il est donc indispensable que les éléments faisant l'objet d'une préidentification soient mentionnés sur les formulaires souscrits.

310

En outre, il est de l'intérêt du déclarant, comme de la DGFiP, que les déclarations soient exemptes de toute erreur arithmétique.

A. Mentions et contrôles à caractère obligatoire

320

Les spécifications qui suivent valent pour l'ensemble des déclarations de TVA. L'édition du document ne doit pas être possible si l'une d'entre elles n'est pas respectée.

1. Millésime

330

Le logiciel doit contrôler le millésime et comporter un blocage, interdisant l'édition d'une déclaration postérieure à la période au titre de laquelle l'agrément est demandé . En revanche, l'édition d'une déclaration relative à une période antérieure à celle pour laquelle l'agrément a été accordé, est possible. En effet, les dépôts tardifs de déclarations s'effectuent toujours sur le dernier millésime en cours.

340

Pour les régimes EM, ET, EO, AM, RM, RT, RS et AET, la période déclarée ne peut être supérieure au mois de décembre de l'année de notification de l'agrément.

350

Pour le régime ST, la date de clôture de l'exercice ne peut être supérieure au 30 novembre de l'année au titre de laquelle l'agrément est accordé.

360

Pour les régimes AST et ADT, seule l'édition d'une année antérieure à celle de l'agrément est possible.

2. Codifications

a. Eléments communs à l'ensemble des déclarations

370

Les informations à prendre en compte sont celles communiquées par la DGFiP de la façon la plus récente et figurant sur la dernière déclaration préidentifiée reçue par le redevable.

380

Les rubriques renvoient au cadre-adresse commun à toutes les déclarations de TVA, disponibles sur le site internet de la DGFiP (http://www.impots.gouv.fr).

Doivent impérativement être portés sur la déclaration :

- la période de déclaration : 26 caractères alphanumériques ;

- les nom et adresse du service des impôts des entreprises où doivent être souscrites les déclarations : 4 lignes de 40 caractères alphanumériques chacune ;

- la date à laquelle cette déclaration doit être déposée : 2 caractères numériques pour le jour et un ascenseur pour choisir le mois. A l'impression, le mois devra apparaître de la manière suivante : JAN. / FEV. / MARS / AVRIL / MAI / JUIN / JUIL. / AOUT / SEPT. / OCT. / NOV. / DEC. Pour le jour de dépôt, seules les valeurs suivantes devront être acceptées : 5 / 15 / 16 / 17 / 19 / 20 / 21 / 23 24 ;

- l'identification du déclarant : 5 lignes de 40 caractères alphanumériques chacune ;

- l'adresse de l'établissement si elle est différente de celle du destinataire : 2 lignes de 26 caractères alphanumériques chacune ;

- les codifications informatiques situées au bas du cadre adresse et repris sur la dernière déclaration préidentifiée :

• SIE : 7 caractères numériques incompressibles ;

• numéro de dossier qui devra figurer sur toutes les pages de la déclaration : 6 caractères numériques incompressibles ;

• clé : 2 caractères numériques incompressibles ;

• période : le code est composé de 5 caractères numériques incompressibles. Le premier caractère varie en fonction du régime TVA, le 2ème et le 3ème en fonction de la période (mois, trimestre), le 4ème et le 5ème correspondant à l'année de la période. Un contrôle de cohérence doit être établi entre la période indiquée en toutes lettres en haut au milieu de l'imprimé et la codification décrite ci-dessus ;

• CDI (2 caractères numériques incompressibles), code service (3 caractères numériques incompressibles) : les informations à prendre en compte à ce titre sont celles les plus récemment communiquées par la Direction généraledes finances publiques ;

• régime : 2 ou 3 caractères alphabétiques variant en fonction du régime TVA ;

• numéro de lecture optique qui figure à droite, en bas du cadre adresse et doit être porté sur toutes les déclarations TVA, sauf sur l'annexe 3310A ou MA DOM et les déclarations CA12E. Ce numéro doit être édité avec une police de caractère « courier » 12 et ne doit comporter aucun espace. Il est composé de 16 caractères incompressibles.

- le numéro de TVA intracommunautaire si le redevable en est doté, le numéro SIRET et le code activité. A noter que le numéro de TVA intracommunautaire débute toujours par " FR " , suivi d'une clé informatique alpha-numérique et des neuf caractères du numéro SIREN.

b. Cas particulier : déclaration 3517 S CA12/CA12E

390

Le bandeau de préidentification correspondant aux codifications des redevables comporte 2 cases supplémentaires :

- CM. 2 valeurs possibles de 1 caractère : 1 si l'entreprise est inscrite à la Chambre des métiers, Ø dans le cas contraire ;

- OPT. 2 valeurs possibles de 1 caractère : 1 si l'entreprise, placée sous le RSI, clôture un exercice en cours d'année et a opté pour le dépôt d'une déclaration CA 12 « exercice », Ø dans le cas contraire ;

400

Afin d'effectuer la distinction entre les déclarations CA 12 et CA 12 E, les deux mentions CA 12 et CA12E figurent en haut à droite de l'imprimé ; l'une des deux est barrée en fonction des options exercées par l'entreprise.

En conséquence, les spécifications suivantes doivent être respectées :

- si l'entreprise clôture son exercice « TVA » en cours d'année, la mention CA12, en haut à droite de l'imprimé, doit être barrée ;

- si l'entreprise clôture son exercice le 31 décembre, la mention CA12E, en haut à droite de l'imprimé, doit être barrée.

La mention CA12 ou CA12E doit être automatique en fonction du code figurant dans le cadre « OPT ». Le logiciel doit donc prévoir un blocage si l'une des deux mentions n'est pas barrée, sauf à prévoir l'apposition de la seule mention correspondant au choix de l'entreprise.

3. Contrôles de cohérence

a. Contrôles concernant l'ensemble des déclarations

410

Les contrôles de cohérence suivants sont réalisés et s'ils s'avèrent négatifs, un message d'erreur rend impossible l'édition de la déclaration. Ils concernent l'ensemble des déclarations de TVA :

- la période indiquée en toutes lettres en haut au milieu de l'imprimé doit être cohérente avec la période indiquée en chiffres dans le cadre « période » ;

- la période indiquée en toutes lettres en haut au milieu de l'imprimé doit être cohérente avec le code régime indiqué dans le cadre « régime » ;

- le code régime indiqué dans le cadre « période » doit être cohérent avec le code régime indiqué dans le cadre « régime » ;

- la période indiquée en lettres, la période indiquée en chiffres et la date limite de dépôt de la déclaration doivent être cohérentes.

b. Cas particulier : déclaration 3517 S CA12/CA12E

420

La période indiquée en toutes lettres en haut au milieu de l'imprimé doit être cohérente avec la période indiquée en chiffres dans le cadre « période » et le code « OPT ».

430

Lorsque la valeur dans le code « OPT » est à « 1 », la déclaration ne doit pas comporter de numéro de lecture optique.

4. Décompte des opérations

a. Règles applicables à l'ensemble des déclarations

440

La saisie de montants négatifs n'est pas possible.

450

Les lignes « à blanc » ne doivent être servies que sur indication de l'Administration ; en l'occurrence, elles doivent être bloquées pour empêcher l'utilisateur du logiciel de les remplir et leur déblocage doit pouvoir intervenir à la demande de l'Administration si l'évolution de la législation le justifie.

b. Cas particulier : déclaration 3310 CA3

460

Lorsqu'une somme figure à la rubrique « Taxes assimilées calculées sur annexe n°3310 A », l'édition de la déclaration 3310 CA3 n'est possible que si elle est accompagnée d'une annexe 3310 A dont une donnée au moins a été servie. A cet effet, il est recommandé de demander parallèlement l'agrément laser pour la déclaration annexe 3310 A.

B. Contrôles généraux à caractère facultatif

470

Il est rappelé qu'il est de l'intérêt du déclarant que les déclarations soient exemptes de toute erreur arithmétique. A défaut, le redevable s'expose à des pénalités de retard.

480

Par ailleurs, les déclarations ne doivent pas comporter de centimes (ou cents). Les différentes bases imposables et les montants d'impôt correspondants doivent être arrondis à l'euro le plus proche. Les bases et cotisations inférieures à 0,50 euro sont négligées et celles supérieures ou égales à 0,50 euro sont comptées pour 1.

1. Calculs et reports

a. Règles applicables à l'ensemble des déclarations

490

Les résultats des opérations (sommes, soustractions, multiplications, etc.) ne doivent pas être saisis. Ils doivent être calculés et servis automatiquement par le logiciel.

500

Sur les lignes « anciens taux », un contrôle de vraisemblance doit être effectué entre la base et le taux : il y a incohérence lorsque la taxe est supérieure à la base multipliée par le taux maximum (33, 1/3 %) ou inférieure à la base multipliée par le taux minimum (2,1 % ).

510

Lorsqu'un crédit de TVA dégagé sur la précédente déclaration n'a pas fait l'objet d'une demande de remboursement (ligne « Crédit à reporter »), il est reporté automatiquement sur la déclaration suivante.

b. Cas particulier : déclaration 3310 CA3

520

Lorsqu'un montant est saisi sur la ligne « opérations imposables à un taux particulier », l'une au moins des lignes du cadre B de l'annexe 3310 A doit être saisie.

530

Lorsqu'une annexe 3310-A est remplie, les montants y figurant sont reportés automatiquement sur la déclaration 3310-CA3.

2. Contrôles spécifiques relatifs à la TVA intracommunautaire (ne concerne pas les DOM)

a. Déclaration 3310 CA3

540

Le montant des « ventes à distance et/ou opérations de montage » doit être inférieur ou égal à la base hors taxe des acquisitions intracommunautaires.

550

La saisie d'une somme à la ligne « dont TVA sur acquisitions intracommunautaires » supérieure au« Total de la TVA brute due » doit être impossible ; de même, la saisie d'une somme à la ligne « dont TVA sur opérations à destination de Monaco » supérieure au « Total de la TVA brute due » doit être impossible.

560

La saisie d'une somme à la ligne « dont TVA sur acquisitions intracommunautaires » doit être obligatoire lorsque la base hors taxes a été indiquée.

570

La saisie d'une somme à la ligne « dont TVA sur acquisitions intracommunautaires » doit être impossible lorsque la base hors taxes n'a pas été indiquée.

b. Déclarations 3517 S CA12/CA12E ou 3517 BIS CA12A

580

La TVA relative aux acquisitions intracommunautaires ne peut pas être supérieure à la base multipliée par le taux maximum (taux normal) ou inférieure à la base multipliée par le taux minimum (taux particulier de 2,1 %).

3. Édition d'une lettre

590

Les entreprises qui utilisent régulièrement l'édition laser ne reçoivent plus de formulaire « papier » préidentifié de la part de l'administration. Afin d'accélérer la suspension de l'envoi des déclarations de TVA, le logiciel peut permettre l'édition d'une lettre précisant les coordonnées du redevable et son souhait de ne plus recevoir de l'Administration, jusqu'à nouvel ordre, la (les) déclaration(s) de TVA suivantes (formulaires à énumérer).

Cette lettre accompagnera la première déclaration éditée à partir du logiciel agréé ou l'une des déclarations suivantes lorsque le redevable utilisant l'édition laser continue de recevoir les formulaires de l'administration.

600

Si les redevables ont besoin occasionnellement d'un imprimé, il leur est fourni par leur service des impôts des entreprises. De même, ils peuvent demander, à tout moment, la réactivation de l'envoi par l'administration des déclarations « papier » préidentifiées.